Porezni obveznik iz dostavnog popisa obratio se upitom u vezi slanja i primanja elektroničkih računa korištenjem EDI metode. U upitu se navodi da je porezni obveznik iz dostavnog popisa zainteresiran za uvođenje elektroničkih računa koje bi primao od svojih dobavljača i slao svojim kupcima bez paralelnog slanja računa na papiru za što planira koristiti EDI metodu. Prema navodima u upitu slanje i primanje elektroničkih računa zamišljeno je na sljedeći način:
1. Koristila bi se EDI metoda za slanje i primanje elektroničkih računa
2. Računi bi se slali i primali u UNDEIFACT formatu kada bi se radilo putem EDI posrednika, dok bi se za račune koje se šalju izravno koristio dogovoreni XML format
3. Razmjena bi se odvijala putem zatvorenih EDI mreža, odnosno sigurnim kanalima (HTTPS protokol) u slučaju izravne komunikacije s partnerima poreznog obveznika
4. U sustavu bi se osigurala vizualizacija računa u čovjeku čitljivom formatu (PDF/A format, HRN ISO 19005-1:2008)
5. Uspostavila bi se arhiva elektroničkih računa sa svim potrebnim meta-podacima
6. Verifikacija ulaznih računa bi se odvijala po definiranim pravilima i za papirnate i za e-račune
U upitu je porezni obveznik iz dostavnog popisa dostavio u tablici pregledni prikaz potrebnih pretpostavki i njihovih realizacija u svom informacijskom sustavu. Obzirom na navedeno zatraženo je mišljenje o tome da li bi u slučaju izgradnje informacijskog sustava sukladno gore opisanim metodama isti bio vjerodostojan izvor informacija kod poreznog nadzora izdanih ili primljenih elektroničkih računa. Također postavljeno je pitanje koji dokazi će se smatrati prihvatljivi za ocjenu arhivskog sustava kod poreznog nadzora.
Odredbama čl. 80. st. 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost (Nar. nov., br. 73/13., 99/13., 148/13., 153/13. i 143/14., u daljnjem tekstu: Zakon o PDV-u) i čl. 161. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost (Nar. nov., br. 79/13., 85/13., 160/13., 35/14. i 157/14., u daljnjem tekstu: Pravilnik o PDV-u) propisano je da se računom smatra i račun izdan i poslan u elektroničkom obliku, pod uvjetom da postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. Suglasnost za prihvaćanje računa u elektroničkom obliku primatelj daje u pisanom obliku ili dogovorom o obradi ili plaćanju primljenog računa.
Prema odredbama čl. 161. st. 3. Pravilnika o PDV-u porezni obveznik mora osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Navedeno je obvezan osigurati porezni obveznik koji obavlja isporuku, kao i porezni obveznik koji prima isporuku.
Odredbama čl. 161. st. 4. Pravilnika o PDV-u propisano je da porezni obveznik može odabrati na koji će način ispuniti obvezu iz čl. 161. st. 3. Pravilnika o PDV-u. Osiguranje vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja može se ostvariti na primjer pomoću naprednog elektroničkog potpisa ili elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga. Navedeni primjeri ne ograničavaju primjenu drugih tehnologija ili procedura, ako oni ispunjavaju uvjete za osiguranje vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti računa.
Prema tome izdavatelj računa može odabrati bilo koju metodu pomoću koje će zadovoljiti navedene uvjete. Iz navedenog proizlazi da se ovdje radi samo o primjerima te da se mogu primijeniti i druge tehnologije ili procedure pod uvjetom da te tehnologije i procedure omoguće ispunjavanje naprijed navedenih uvjeta.
Prema odredbama čl. 161. st. 9. Pravilnika o PDV-u vjerodostojnost podrijetla znači osiguranje identiteta isporučitelja ili izdavatelja računa. Isporučitelj mora moći potvrditi da je stvarno izdao račune ili da su oni izdani u njegovo ime, a porezni obveznik koji prima isporuku mora potvrditi da je primljeni račun od isporučitelja ili izdavatelja.
Cjelovitost sadržaja prema odredbama čl. 161. st. 10. Pravilnika o PDV-u znači da sadržaj utvrđen u skladu sa Zakonom i Pravilnikom o PDV-u nije izmijenjen. Nepromjenjivost sadržaja računa (cjelovitost sadržaja) ne odnosi se na format računa u elektroničkom obliku. Ako sadržaj računa nije izmijenjen, format sadržaja može se konvertirati u druge oblike.
Prema odredbama čl. 161. st. 5. Pravilnika o PDV-u čitljivost računa znači da je račun takav da ga se može pročitati te mora takav i ostati sve do kraja razdoblja za pohranu računa. Račun mora biti izrađen tako da su svi podaci o PDV-u iskazani na računu jasno čitljivi, na papiru ili na ekranu. Kod računa u elektroničkom obliku ovaj će se uvjet smatrati ispunjenim ako se račun može, na zahtjev, predočiti u razumnom roku i bez odlaganja i nakon postupka konverzije u obliku pogodnom za čitanje, na ekranu ili ispisan na papiru. Kako bi se do kraja razdoblja za pohranu računa osigurala čitljivost treba biti dostupan primjeren i pouzdan program za prikaz formata računa u elektroničkom obliku. Čitljivost računa u elektroničkom obliku od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa može se osigurati na bilo koji način, ali napredni elektronički potpis i EDI sami po sebi nisu dovoljna potvrda čitljivosti.
Račun u elektroničkom obliku sukladno odredbama čl. 161. st. 6. Pravilnika o PDV-u treba biti izdan i zaprimljen u bilo kojem elektroničkom formatu, s time da računi u elektroničkom obliku mogu biti poslani i primljeni u jednom formatu, a zatim konvertirani u neki drugi format.
Prema čl. 161. st. 7. Pravilnika o PDV-u računi koji su izrađeni pomoću nekog računovodstvenog softvera ili softvera za obradu riječi, a poslani su i zaprimljeni na papiru ne smatraju se računima u elektroničkom obliku, međutim, ako su računi izrađeni na papiru pa onda skenirani, poslani i zaprimljeni elektroničkom poštom mogu se smatrati računima u elektroničkom obliku, ako je osigurana vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa.
U skladu s navedenim, izdavatelj računa može odabrati bilo koju metodu pomoću koje će biti osigurana vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa, a Zakonom i Pravilnikom o PDV-u propisani su primjeri na koji način se mogu osigurati obvezni uvjeti. Tako je propisano da se osiguranje vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja može ostvariti na primjer pomoću naprednog elektroničkog potpisa ili elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga. Obzirom da se ovdje radi o primjerima te da se mogu primijeniti i druge tehnologije ili procedure pod uvjetom da te tehnologije i procedure omoguće ispunjavanje navedenih uvjeta ne možemo se očitovati o metodama koje porezni obveznici namjeravaju upotrebljavati za slanje i primanje elektroničkih računa. Naime, sve metode, odnosno procedure su prihvatljive ukoliko iste omogućavaju osiguranje vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa.
