Obveza sastavljanja konačnog obračuna poreza na dohodak od nesamostalnog rada je uređena čl. 38. Zakona o porezu na dohodak (Nar. nov., br. 177/04. do 80/10.) i čl. 68. Pravilnika o porezu na dohodak (Nar. nov., br. 95/05. do 123/10.).
Cilj sastavljanja konačnog obračuna je svođenje obveze poreza na dohodak na godišnju razinu pri čemu se može pokazati preplata poreza na dohodak ili manje plaćeni porez i prirez tako da bi se radniku vratio preplaćeni porez već u tijeku godine ne čekajući povrat poreza po godišnjoj poreznoj prijavi ili da podmiri nedovoljno plaćeni porez na dohodak.
U najčešćim slučajevima do preplate poreza na dohodak i prireza dolazi kod osoba kojima zbog poteškoća u poslovanju nisu redovito isplaćivane plaće, ili su bile spriječene za rad zbog bolesti ili rodiljnog dopusta te im je umjesto plaće isplaćivana nadoknada na teret HZZO-a ili Državnog proračuna koje ne podliježu oporezivanju. U oba slučaja nije bilo moguće iskoristiti sve pripadajuće osobne odbitke na koje ostvaruje pravo svaki radnik bez obzira na to u koliko mu je mjeseci isplaćivana plaća.
Upravo zbog toga, čl. 38. Zakona o porezu na dohodak je propisana obveza poslodavca da u tim slučajevima sastavi konačni obračun sa zadnjom isplatom plaće. U ovoj odredbi bitno je za zapaziti da se ne spominje mjesec zadnje isplate. Prema tome zadnja isplata može biti u bilo kojem mjesecu poreznog razdoblja. Međutim je li to bila zadnja isplata ili nije, uočavamo tek na kraju godine (poreznog razdoblja) kada smo sigurni da više isplata neće biti. U tom slučaju se zadnjom isplatom smatra ona koja je bila zadnja u tom poreznom razdoblju. U trenutku kada zaključimo da više isplata ne će biti, sukladno odredbi čl. 38. Zakona o porezu na dohodak, sastavlja se konačni obračun poreza na dohodak i proreza.
Ako je npr. radnici nastupio rodiljni dopust u srpnju 2010. te je zadnja isplata plaće obavljena u kolovozu, to je za nju bila zadnja isplata. Na kraju poreznog razdoblja poslodavac je obvezan za tu radnicu sastaviti konačni obračun plaće prilikom kojega će zbrojiti sve isplaćene plaće do mjeseca kolovoza smatrajući ih godišnjom svotom bruto plaća. Zatim će sastaviti konačni obračun poreza i prireza na dohodak uvažavajući svih 12 pripadajućih osobnih odbitaka, zbog čega će se pokazati da je porez preplaćen.
U slučaju da poslodavac, osim te radnice, zapošljava više radnika kojima se u mjesecu prosincu isplaćuju plaće po kojima postoji obveza poreza na dohodak, na teret te obveze koja se odnosi na sve radnike, može se vratiti preplaćeni porez osobi na rodiljnom dopustu bez obzira na to što u tom mjesecu se toj osobi ne isplaćuje plaća. Ako se ta preplata ne može podmiriti na teret te obveze, tada treba sastaviti pisani zahtjev Poreznoj upravi za povrat poreza uz priloženu specifikaciju konačnog obračuna.
Prema tome nije ispravno tumačiti da za radnice/ke za koje nema obveze poreza kod zadnje isplate u prosincu nema obveze sastavljanja konačnog obračuna jer u članku 38. Zakona o porezu na dohodak nije navedeno da zadnja isplata može biti samo u prosincu. Zadnja isplata je ona koja je zadnja obavljena u poreznom razdoblju.
