U trgovačko društvo svakodnevno pristižu različite isprave koje opisuju nastale poslovne događaje, ali malo je onih koje su vjerodostojne i mogu biti osnova za unos podataka u poslovne knjige. Klauzula o tome kako je "račun valjan bez potpisa i pečata jer je ispostavljen pomoću računala" nije točna jer je račun (ili bilo koja druga isprava) vjerodostojan samo ako "osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika ili osoba na koju je prenesena ovlast jamči potpisom na knjigovodstvenoj ispravi da je ona vjerodostojna i uredna" (čl. 6. st. 1. Zakona o računovodstvu – Nar. nov., br. 109/07.).
Što je s time zakonodavac htio? Ulazni računi i dr. knjigovodstvene isprave netko treba prekontrolirati i svojim potpisom ovjeriti – likvidirati kako bi bile podobne za knjiženje i daljnju obradu.
Nadalje, postoje i knjigovodstvene isprave sastavljene kao elektronički zapis koje umjesto potpisa ovlaštene osobe ili osobe na koju je prenesena ovlast, mogu sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje isprava ili moraju biti potpisane sukladno zakonu koji uređuje elektronički potpis.
Iz predočenog, ali i iz prakse, možemo pretpostaviti kako u poslovni ili drugi subjekt dolaze računi i dr. nalozi za plaćanje, a da možda osnova za plaćanje i ne postoji.
Prva linija obrane društva od nevjerodostojnih isprava je likvidator – osoba imenovana za provjeru ispravnosti i potpunosti knjigovodstvenih isprava prije unosa podataka u poslovne knjige.
Stoga nije više pitanje imate li isprave koje dokazuju nastanak poslovnog događaja, već imate li vjerodostojne isprave. Više o tome pročitajte u RRiF br. 7/11.
